7 dicas de como conduzir uma boa reunião

Reuniões mal conduzidas, assim como o excesso de reuniões desnecessárias são um dos motivos que levam a um fracasso da produtividade coletiva no mundo corporativo atualmente. De acordo com um estudo realizado pela Triad Consultoria, o desperdício que se tem com reuniões improdutivas é de, aproximadamente, 500 mil reais a cada 100 funcionários. Esse é um problema a ser percebido pelas empresas, que muitas vezes não dão muita importância para o assunto, comprometendo assim o desempenho de sua equipe e levando a gastos desnecessários. A mesma empresa constatou em uma pesquisa com 2000 profissionais, onde 64% destes dizem que as reuniões nas empresas em que trabalham são desnecessárias ou mal conduzidas.

Christian Barbosa, um dos maiores especialistas em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e empresarial, fundador da empresa realizadora da pesquisa, escreveu um artigo onde relata sete técnicas para serem  aplicadas em uma reunião de carater profissional, uma vez que, segundo ele, o condutor da mesma tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos. Veja:

1. Estabeleça previamente os propósitos da reunião - Para que uma reunião seja produtiva, todos particpantes devem estar preparados e esclarecidos sobre o motivo da reunião, bem como sobre o que será discutido nela. Reuniões de última hora devem ser evitadas.
2. Convoque certo - É importante analisar o motivo da reunião, para que se possa convocar as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Fazer número na sala de reunião é despediçar o tempo de algumas pessoas.
3. Abra a reunião explicitando os propósitos - Ao iniciar a reunião leia o objetivo e a pauta da mesma, deixando-os visíveis durante toda a reunião.
4. Permaneça em pé – Christian afirma que sempre conduz reuniões para clientes de pé, pois dessa forma ele evita conversas paralelas em função de seu posicionamento, observa os participantes e também referencia visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
5. Utilize um relógio no centro da mesa – Ter o controle do tempo da reunião é um desafio para os condutores da mesma, assim uma solução a isso seria um relógio grande no centro da mesa para que seja visível a todos e não apenas ao condutor. Assim, todo o grupo será conscientizado e se preocupará com o tempo.
6. Registre a memória da reunião – Para que a conversa não se perca ou fique prolixa, registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos pode ser uma boa saída.
7. Avalie o processo – Para ajudar a você a aprimorar sua técnica, faça após a reunião uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução.

Christian ainda afirma que cabe ao líder da equipe, além de conduzir o encontro, delegar essa função para algum outro membro do grupo que consiga fazer com que a reunião seja objetiva e, principalmente, produtiva. Essa é uma ótima oportunidade para que os funcionários mostrem as suas qualidades e capacidade de liderança. Uma condução efetiva, além de destacar as características pessoais, permite que a sua produtividade e a da equipe aumentem consideravelmente para que a empresa atinja os resultados esperados.

Vale ter maior atenção na forma em que sua empresa anda conduzindo as reuniões para que se possa ter a maior cuidade e evitar desperdícios, chegando assim a se obter a eficiência e a eficácia desejadas. Tais técnicas relatadas por Christian Barbosa, se aplicadas de maneira correta, podem colaborar para que as reuniões possam atingir os seus objetivos. Esperimente!